Mon précédent billet, faisait apparaitre une double vue pour mieux comprendre l’usage des outils de gestion de contenu : Une vue fonctionnelle et une vue du cycle de vie de l’information. Il m’a paru judicieux de compléter cette approche par une modélisation des usages de ces outils. L’idée est donc de prendre 4 familles d’outils assez complémentaires et d’essayer de leurs trouver et de comprendre leurs différences.
OUTILS
Prenons pour l’exemple :
- Une Gestion Electronique de Document, comme étant un outil permettant de gérer des référentiels documentaires, des documents potentiellement complexes (dossier d’expert, contrats, documents industriels, ..),
- Un système d’archivage électronique long terme et à valeur probante, comme étant un outil capable de préserver dans le temps l’information archivée en lui assurant la meilleure intégrité logique, ainsi qu’une sécurité forte en terme de diffusion/confidentialité des éléments capturés,
- Un système collaboratif, comme étant un outil permettant à une équipe de partager et faire évoluer pour un temps donné un ensemble d’information (document, échanges texte, dessins, photos, annotations, …)
- Un réseau social, comme étant un outil valorisant un individu et son appartenance à un ou plusieurs groupes. Avec un micro-blog, la possibilité de partager des images et documents, ainsi que des options de regroupement d’autres membres sur des mêmes sujets d’adhérences.
CRITERES
Voici les critères majeurs qui peuvent avoir une importance variable en fonction de l’outil :
- Intégrité : L’information doit être immuable, non modifiable, et son utilisation tracée,
- Fréquence de consultation : Les accès et mises à jour très nombreuses (ordre de l’heure voir de la minute)
- Pérennité : L’information doit pouvoir être lisible dans le temps,
- Accessibilité : Il doit être possible d’accéder facilement à l’information par de nombreuses personnes,
- Multi-format : Gère du texte, des images, des fichiers Office, des PDF, …,
- Confidentialité : Permet une gestion fine des droits,
- Interactivité : L’information doit vivre et évoluer très facilement, possibilité de modifications simultanées, …
Il existe aussi d’autres critères, plus macro au niveau fonctionnel, touchant des aspects contextuels ou organisationnels, et qu’il convient de prendre en compte :
- Usage et culture : Il est nécessaire d’avoir une culture et une maitrise forte autour des outils,
- Gouverne : L’usage de l’outil nécessite des fondamentaux et règles fortes,
- Préserve et archive : Brique fonctionnelle (*)
- Mise à disposition : Brique fonctionnelle (*)
- Gère stocke : Brique fonctionnelle (*)
- Capture Verse : Brique fonctionnelle (*)
(*) voir Réseaux sociaux,GED, Archivage, Collaboratifs, Workflow, Email, ce sont tous les mêmes !
Afin d’avoir une cohérence de grain, les deux ensembles de critères seront évalués séparément.
EVALUATION
Pour faire simple, mais en gardant un minimum de rigueur, j’ai décidé de donner un poids à chacun de ces éléments avec comme contrainte la somme des lignes et colonnes devant rester la même pour chaque critère. Cela permet donc de provoquer des arbitrages en gérant des priorités sur les critères différenciant.Voici pour la première série de critères :
D’un point de vue systémique, on note que les formes de la GED et de l’archivage sont plus étalées vers la pérennité, l’intégrité et la confidentialité. Tandis que le collaboratif et les réseaux sociaux vers de l’interactivité, de l’accessibilité et fréquence de consultation.
Quand on connait ces outils, cela parait assez logique. En fait les outils proches de nos fonctionnement collaboratif ont besoin d’être souple et facilement abordable. A bannir donc tout ce qui est contraignants et complexe. La GED et l’Archivage, sont eux des outils plus sensibles et gérant, au niveau des documents, des durées de vie plus longues, ils doivent donc être plus structurés, plus rigoureux dans l’application des règles qu’ils imposent.
Et pour les critères d’ordre global :
Avec la même logique, on note que pour les outils plus « structurant », la notion d’usage et culture est moins forte que les autres. Il le devient pour des outils qui nécessitent un mode de fonctionnement particulier, qui n’est plus sur une relation de versage d’information dans un outil mais de mise à disposition d’information valorisante puis bien sûr valorisable (on retrouve la particularité du 2.0 autour de l’importance de la valorisation de l’individu).
De même la brique « gère/stocke » est moins forte dans les outils collaboratifs, ceci de part le fait que seule une petite partie des échanges aura de la valeur mémorielle et devra être capturée pour l’organisation. Le reste étant de l’information de murissement, qui évolue rapidement, et ne nécessite pas de structure de capture forte (la suppression par contre est importante).
AU FINAL
L’usage de ces graphes n’est bien sûr pas directement exploitable pour un projet de choix d’une solution, cela est par contre très utile pour réaliser des évaluations de maturité et les comparer dans le temps. Ceci est d’ailleurs une partie d’une méthode que j’utilise dans le cadre d’analyse de maturité d’usage. Effectivement, pour chacun des critères, il est possible d’évaluer le niveau atteint d’une part par les solutions, d’autre part vis à vis de ce qui en est fait par les utilisateurs. Car il ne faut pas oublier que le choix de l’outil est fait selon un besoin formulé par une population de futurs clients, qui peuvent réclamer un outil d’un certain type, tout en ayant besoin d’en utiliser un autre (ou un autre en complément). Ceci étant généralement le cas vis à vis des outils collaboratifs et des systèmes de GED et d’archivage (plus présent comme étant des socles de capture des informations générées en amont.
Pour un projet de sélection d’outil, la partie véritablement exploitable concerne les critères, qui peuvent offrir une manière d’organiser un recueil et analyse de besoin pour des personnes en charge du murissement puis déploiement de ce type d’outil. Ces critères peuvent aussi être utilisés dans le cadre de la rédaction d’un cahier des charges, en tant que chapitre de description des besoins.
Bien sûr, il y a deux compléments qui n’apparaissent pas explicitement dans les graphes, et qui sont parmi les plus importants. A savoir une vrai conduite au changement (quelques mails et réunions ne sont pas de la conduite au changement), ainsi que la définition des fondamentaux (une des pierres de la gouvernance de l’information).