Note 2019 : vous trouverez des informations complémentaires sur le site de #GouvInfo et sur celui de sa communauté.
La gouvernance de l’information s’appuie sur deux termes ayant une couverture très large, et qui combinés définissent un très bon périmètre. C’est en fait l’ensemble des rôles et opérations qui permettent, dans le cadre d’une organisation et d’une stratégie définie, d’avoir la meilleure maîtrise des documents physiques, données, documents numériques, données multimédia, … . La gouvernance de l’information est avant tout une concentration autour de la donnée contextualisée, de tout ce qui peut permettre de la maîtriser.
L’information est un objet complexe qui porte un contenu, a son propre contexte (qui souvent est beaucoup plus conséquent que le contenu), qui a une forme, un poids, a des droits, .. . (Voir en complément la définition de l’information). C’est aussi un objet qui, en fonction de son cycle de vie aura une valeur, un coût, une criticité, voir une disponibilité plus ou moins forte. En fonction du niveau de maturité d’une organisation, elle peut aussi porter des niveaux de services.
Cette information modélisée est la matière première de la gouvernance de l’information qui a en charge de la connaître, de la référencer et d’instituer les politiques, fondamentaux et règles de base (règles cœur) pour qu’elle soit utilisée et maîtrisée au mieux.
Comme toutes gouvernances, on parle bien sûr d’une organisation définie par des rôles, s’appuyant sur des processus définis, et sur un ensemble de référentiels et de fondamentaux : Un cadre de référence (charte de haut niveau), et des politiques porteuses de référentiels d’exigences (de conservation, réglementaire, de sécurité, de données personnelles, de qualité …), ainsi qu’un référentiel de données identifiant les informations de l’organisation qui nécessitent une association avec des règles cœurs (dictionnaire ou catalogue de données, ou référentiel maître des informations).
La gouvernance de l’information est depuis 2010 un besoin émergent qui est va acquérir une forte légitimité grâce (Voir aussi Vive la révolution Informationnelle) :
- Aux évolutions techniques qui permettent de gérer indépendamment de la donnée et des documents ;
- A l’évolution de la réglementation qui impose aux organisations de mieux maîtriser leurs flux (traçabilité, intégrité, suppression, classification, données personnelles, ..) ;
- A l’évolution du marché et des clients, plus exigeant face à l’image des entreprises et pour qui la sanction est potentiellement dramatique (réputation, fuite d’informations sur le web, ..) ;
- A l’évolution des normes qui offrent des standards pour construire des architectures plus cohérentes, et rendent donc possible des administrations centralisées de l’information.
C’est une vue métier et organisationnelle qui donne un sens à la gouvernance des données et gouvernance documentaire toutes deux plus « anciennes ».
La gouvernance de l’information est représentée par une instance facilitatrice de tous les projets dont la manipulation ou le traitement de l’information est la dominante majeure. Par exemple des projets de dématérialisation, d’automatisation de processus (ce qui alimente les BPM est l’information), d’archivage patrimonial, d’archivage probant, de Master Data Management, de réseaux sociaux et de sites collaboratifs, de messageries (Email, IM) et même d’ERP. Cette instance, de part son existence, est le point d’entrée pour bénéficier de référentiels à jour, de fondamentaux, de règles cœur à l’information, .. .
Son objectif est d’abord dans le développement de la réactivité de l’entreprise, puis dans le pilotage du bon usage de l’information (aspect contrôle) et de sa protection.
Elle alimente aussi les entités risques, audit et sécurité, données personnelles et porte les Politiques permettant de maîtriser à leurs justes niveaux la valeur et les vulnérabilités de l’usage de l’information. Elle peut être formalisée par une équipe, un animateur, un rôle porté par une direction existante. Sa forme dépend du secteur d’activité et de l’importance des informations prises en compte.
La seule constante est son rattachement à l’exécutif car elle est une délégation de la responsabilité du dirigeant face à l’information de son organisation.
Concernant le marché de la gouvernance de l’information, nous entrons sur le haut du Hype Cycle, cela reste un marché qui est jeune. L’association des évolutions (cf ci-dessus) a apporté la faisabilité pour mettre en place cette gouvernance. Je pense que ce marché va très fortement s’étendre dans les années à venir car cette gouvernance est synonyme d’optimisation, de maîtrise des risques et de réduction de coût. A savoir que ce marché mûri par la gouvernance des données, s’est réveillé grâce au monde du contenu (ou de l’ECM, Enterprise Content Management), et principalement par l’émergence du Records Management.
En termes de rayonnement :
- les éditeurs deviennent très actifs sur ce sujet. EMC a commencé il y a quelques années, RSD en fait son cheval de bataille, IBM est en train de mettre beaucoup d’énergie actuellement sur ce domaine, ainsi que HP, et de nouveaux acteurs sur le marché Europe comme Perceptive Software, sont en train de se déployer activement autour de ce sujet.
- Les intégrateurs restent timide sur cette niche qui reste très amont et éloigné de leur coeur de métier, leurs investissements se portent sur des projets très complémentaires à la gouvernance de l’information, comme l’implémentation de plateformes ECM ou de mise en place de Master Data Management (Logica, Steria, Capgemini, ..).
- Dans la partie Conseil,
- des traditionnels pure-players du monde du contenu (Opus Conseil, Parker Williborg, … voir des cabinets d’avocats spécialisés en technologie de l’information comme Caprioli et associés, …) se développent autour des politiques d’archivage et notamment des problématiques de Record Management et d’E-Discovery.
- D’autres pure-players de niche, s’orientent sur un mixte data-content, comme le cabinet Ruleis sur la gouvernance de l’information numérique ou le cabinet 3org Conseil, qui se spécialise sur l’organisation de l’information ainsi que le mentorat en vue d’une mise en place de cette gouvernance de l’information. GouvInfo IAI est aussi un acteur associatif qui apporte de la légitimité aux personnes qui souhaitent développer cette démarche.
- Au niveau Etudes, Gartner a commencé à revoir ses définitions sur ce sujet en sortant doucement d’une vue restrictive sur le risque et les données, et devrait probablement alimenter les réflexions dans les mois qui viennent. Devoteam Consulting a réalisée une enquête en 2009 abordant ce thème, et IBM une étude assez complète en début 2010.
Pour finir quelques sources où vous pourrez trouver de quoi mûrir et jauger de l’intérêt de ce sujet :
- Point de vue sur l’information – Ce blog, sur l’Information et sa gouvernance
- InfGov – Le Blog de Claude Super sur la gouvernance de l’information
- GovernHance – Innovation sur la gouvernance, en général mais surtout IT
- The Information Governance Newspaper – Journal Twitter sur la Gouvernance de l’information
- InfoBloom – Blog IBM sur la gouvernance de l’information
- Dipity – Une TimeLine sur la gouvernance de l’information (en cours de mise à jour)
- Flux Gouvernance de l’information – Un flux Rss avec une sélection d’articles sur ce thème
- PearlTree Gouvernance de l’information – Un Pearltree sur la Gestion et la gouvernance de l’information
Bonne lecture, et n’hésitez pas à challenger ce sujet en commentaire, twitter, email, … .