Lorsqu’il s’agit d’information, tout va très vite aujourd’hui, la technologie et les volumes d’informations bien sûr, mais aussi la réglementation, les attentes du marché, la complexité des sujets, et le niveau d’expertise attendu. Nous sommes conscients aujourd’hui qu’aucune entreprise ne peut maîtriser l’ensemble de ses informations en s’appuyant uniquement sur de multiples acteurs dans l’entreprise ou en considérant, par défaut, que c’est l’affaire d’une Direction des Systèmes d’Information. Ce que cela ne peut et ne doit absolument pas être (Voir ce billet et celui-ci).
Ce sujet a besoin d’être animé par une entité dédiée, et pour plus de 47% des participants de GouvInfo, cette gouvernance doit s’exprimer par une instance de gouvernance (Voir ce billet et ce mini sondage de 2011) qui serait une référence unique au sein de l’organisation.
Le périmètre de la gouvernance de l’information : l’instance, le management, le centre d’offre et la gestion d’information
En charge de la gouvernance de l’information, elle serait un point nodal tactique pour ce qui touche aux fondamentaux de l’information (voir ce billet qui date un peu mais garde une bonne vue de ce qui se fait aujourd’hui).
Avec une vue globale de l’information, elle appuierait la stratégie de transformation « informationnelle » de l’entreprise en animant les instances d’experts : autour de l’information, des référentiels de données, de la sécurité, des risques, des données personnelles, … . Sa présence rend possible dans le temps la présence de propriétaires de l’information et de responsables de tout ou partie du cycle de vie de l’information. Elle peut ainsi influencer l’ensemble des fondamentaux qui définissent les usages et comportements d’usage de l’information.
L’existence d’une instance de gouvernance de l’information
Selon l’observatoire GouvInfo 2015, 40% des organisations, tous secteurs confondus possèdent une instance de gouvernance de l’information et 22% ont une réflexion en cours. C’est une évolution de 18% par rapport à 2011.
Cette entité est référente dans l’organisation pour tout ce qui touche au flux Information : pour les utilisateurs, mais surtout pour la direction. Elle est d’ailleurs rattachée à une Direction Générale ou son secrétariat à hauteur de 57% (contre 15% rattachée à la DSI)
De par son mandat « global » elle a la légitimité d’homogénéiser et de rendre lisible l’ensemble des règles existantes dans l’entreprise : liées à la sécurité, à la conservation, aux preuves, aux données personnelles, aux usages (média/réseaux sociaux, mais aussi en interne au niveau des outils). Elle crée des effets de leviers : lisibilité plus fluide, globale et cohérente des règles, moins de flous, plus de confort de travail, une meilleure efficacité. Elle donne un sens et une homogénéité aux centres d’expertises existants pour développer leurs potentiels.
C’est d’ailleurs un des effets levier de cette démarche : rendre l’entreprise agile, par la création de ponts entre les experts de l’information. Elle les aide à la fois à mieux se comprendre et à mieux travailler ensemble et leur donne également les règles et outils qui simplifient leurs missions.
On se demande d’ailleurs comment est-il possible que presque la moitié des entreprises n’ont pas avancé sur ce qui devient la matière première de notre XXIème siècle !
(*) L’observatoire GouvInfo™ s’appuie sur une enquête non anonyme qui recueil depuis 2010 les évolutions des organisations francophones sur les usages et la gouvernance de l’information. Les chiffres cités dans cet article s’appuient sur l’observatoire GouvInfo 2015 (729 participants, tous les secteurs d’activité confondus, avec une dominante pour le secteur public et industrie – 40% de Grands entreprises et 29% de PME – 33% d’exécutif, 22% de manager, 16% de chef de projet 20% d’experts et 7% d’opérationnels)